Utilisateur Guide

Utilisation de la fonction de recherche

Apprenez à effectuer des recherches contextuelles et à filtrer les données contractuelles en temps réel directement depuis votre tableau de bord.

Aperçu : 

Le système de recherche Bids Advantage utilise un Modèle de Langage Naturel (NLM) pour interpréter le contexte et l’intention, vous permettant de rechercher en utilisant un langage quotidien plutôt que des filtres prédéfinis. Les résultats se mettent à jour dynamiquement en fonction de votre requête, montrant les contrats, appels d’offres et offres pertinents à votre demande. 

Comment utiliser la recherche : 

1. Allez sur mon tableau de bord. 

2. Trouvez la barre de recherche en haut de l’écran intitulée « Recherche de RFP, RFI, contrats, partenaires autochtones en langage clair et plus encore. » 

3. Entrez une requête en langage naturel comme : « Donnez-moi tous les contrats de construction dépassant 1 million. » ou « Affichez des RFP attribués en Alberta ». 

4. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur Entrée. 

5. Les résultats seront automatiquement remplis ci-dessous, catégorisés et filtrables par statut, localisation et type. 

Comprendre les résultats : 

• Indicateurs mis en évidence : Les boîtes de résumé colorées affichent des statistiques rapides telles que le total des contrats émis, les valeurs attribuées et les opportunités d’appel d’offres à travers le Canada. 

• Dernières sollicitations : La liste ci-dessous de votre requête se met à jour instantanément avec des correspondances pertinentes. 

• Filtres : Utilisez la barre de filtres du haut (RFP, RFI, contrat attribué, etc.) ou les menus déroulants pour affiner vos résultats par emplacement, date de clôture ou statut. 

• Vue carte et liste : Alternez entre Afficher comme Liste et Voir comme Carte pour voir les résultats géographiquement ou textuels. 

• Télécharger CSV : Exportez les résultats actuels sous forme de fichier CSV pour rapport ou référence hors ligne. 

Intégration de l’IA : 

Pour des listes sélectionnées, le système offre des options générées par l’IA telles que des propositions provisoires, des déclarations de capacités et des matrices de conformité. Cliquez sur le menu à trois points à côté de n’importe quelle annonce pour visualiser et générer instantanément ces documents IA. 

Conseils : 

• Soyez précis avec les chiffres, les mots-clés et les délais pour une plus grande précision. 

• Le modèle de recherche reconnaît des termes comme « over », « under », « between » et les noms régionaux (par exemple, « Ontario » ou « Western Canada »). • Pour réinitialiser les résultats, effacer le champ d’entrée et effectuer une recherche vide. 

Dépannage : 

• Aucun résultat trouvé : essayez une formulation plus simple ou réduisez les contraintes, comme supprimer une valeur ou une date exacte. 

• La recherche prend trop de temps : Attendez quelques secondes pour le traitement NLM; Les grands ensembles de données prennent plus de temps. 

• Boutons IA manquants : Ils apparaissent uniquement sur les annonces qui supportent le contenu de proposition généré automatiquement. 

Note sur la confidentialité : 

Toutes les requêtes de recherche sont traitées de façon sécurisée. Les données collectées sont utilisées uniquement pour améliorer la précision de la recherche et la fonctionnalité de la plateforme.

Navigation des résultats avec pagination

Apprenez à passer d’une page à l’autre des résultats de contrats et à contrôler combien d’éléments sont affichés en même temps.

Aperçu : 

Les contrôles de pagination apparaissent en bas de la section des résultats du contrat et vous permettent de naviguer à travers plusieurs pages d’annonces. Cette fonctionnalité assure un accès rapide à tous les résultats sans surcharger la page avec trop d’entrées à la fois. 

Comment ça fonctionne : 

  1. Après avoir effectué une recherche ou appliqué des filtres, faites défiler jusqu’au bas de la liste des résultats. 

  2. Utiliser les numéros de page ou les boutons de flèche pour passer d’une page de résultat à l’autre. 

• Double left arrow (<<): Go to the first page. 

• Single left arrow (<): Go back one page. 

• Flèche à droite unique (>) : Avancez d’une page. 

• Flèche double droite (>>) : Sauter à la dernière page.

  3. L’étiquette à gauche indique combien de résultats sont actuellement affichés (par exemple, « 1-10 sur 48 éléments »). 

  4. Utilisez le menu déroulant Articles par page à droite pour contrôler combien d’annonces apparaissent en même temps (par exemple, 10, 25 ou 50). 

Conseils : 

• Choisissez une valeur d’articles par page plus petite pour des temps de chargement plus courts sur des connexions plus lentes. 

• Si vous ajustez les filtres ou effectuez une nouvelle recherche, la pagination se réinitialise automatiquement à la page 1. 

• Le numéro de page actuel est surligné en jaune pour faciliter la référence. 

• Utilisez la molette de défilement ou la touche Page Down de votre navigateur pour accéder rapidement à la zone de pagination. 

Dépannage : 

• Les boutons de pagination ne répondent pas : rafraîchir la page; Le jeu de données pourrait devoir être rechargé. 

• Mauvais nombre de pages : Réappliquez les filtres ou effacez la recherche pour réinitialiser le total du compte. 

• Contrôles de pagination manquants : Ils n’apparaissent que lorsque les résultats dépassent la limite d’éléments visibles.

Détails du contrat de visionnement

Apprenez comment explorer les listes de contrats, examiner les données d’entreprises autochtones et accéder aux outils de propositions IA à partir de la page Voir les détails.

Aperçu : 

La page Voir les détails offre un aperçu approfondi des contrats individuels, incluant la portée des appels d’offres, les liens d’affaires autochtones vérifiés et les outils de création de propositions alimentés par l’IA. Cette page combine des informations essentielles sur les contrats avec des outils qui facilitent votre processus de préparation d’offres. 

Comment ça fonctionne : 

1. Depuis le tableau de bord ou les résultats de recherche, cliquez sur Voir les détails à côté de toute fiche de contrat. 

2. La page s’ouvrira avec des détails clés tels que le titre du contrat, la valeur, l’emplacement et l’état actuel. 

3. Consultez la section sur la portée des appels d’offres pour un aperçu des détails du contrat. 

4. Faites défiler jusqu’au tableau des entreprises autochtones à proximité pour voir les fournisseurs autochtones vérifiés, leur emplacement, leur distance et leur statut de vérification. 

5. Cliquez sur Visitez le site Web ou les coordonnées pour en savoir plus sur une entreprise inscrite. 

6. Utilisez le bouton Voir plus pour élargir d’autres annonces si possible. 

Commerces autochtones à proximité : 

Sous la portée du RFP, vous trouverez une section listant les entreprises autochtones vérifiées liées à la région du contrat. Chaque entrée inclut - 

• Nom de l’entreprise : Nom commercial enregistré de l’organisation. 

• Emplacement et distance : Affiche la proximité avec le site du contrat. 

• Vérification : Indique si l’entreprise est vérifiée par le gouvernement du Canada ou d’autres organismes officiels. 

• Actions : 

  • Visitez le site web : Ouvre le site officiel de l’entreprise. 

  • Informations de contact : Fournit des moyens de joindre directement l’entreprise. 

  • Plus d’options (trois points verticaux) : Ouvre un menu pour des actions supplémentaires. Utilisez Voir plus pour charger des résultats supplémentaires si disponibles. 

Outils de proposition par IA : 

1. Dans la section Outils de propositions IA de RFP, sélectionnez Créer un projet de proposition ou un autre type de document dans le menu déroulant. 

2. Le système commencera à générer votre document. Un message d’avancement comme « Accrochez-vous bien pendant que nous travaillons là-dessus » apparaîtra. 

3. Une fois terminé, téléchargez votre document en utilisant soit Télécharger un document Word, soit télécharger un PDF. 

4. Chaque fichier généré est sauvegardé automatiquement sous Vos brouillons dans le tableau de bord. 

Comprendre la disposition : 

• Portée du RFP : Affiche le but, les objectifs et la description du projet. 

• Entreprises autochtones à proximité : Liste les entreprises vérifiées par le gouvernement près de la région du contrat. 

• Outils de proposition par IA : Permet la génération instantanée de projets de proposition à l’aide des données contractuelles et du profil de votre organisation. 

• Options de téléchargement : Choisissez entre Word (.docx) ou PDF pour l’édition ou la soumission hors ligne. 

Conseils : 

• Attendez que les boutons de téléchargement apparaissent avant de fermer la page. 

• Les brouillons générés sont automatiquement stockés dans votre tableau de bord. 

• Utilisez le bouton Plus d’options (trois points verticaux) à côté des annonces pour accéder à des actions supplémentaires. 

• Examinez le contenu généré par l’IA avant de soumettre afin de vous assurer qu’ils sont alignés avec les objectifs de votre organisation. 

Dépannage : 

• Proposition non générée : Attendez 20 à 35 secondes et rafraîchissez si nécessaire. 

• Pas de boutons de téléchargement : l’IA est toujours en train de traiter; Réessaie après un court délai.

Téléchargement des données de contrat (export CSV)

Apprenez comment exporter des résultats de recherche ou des contrats filtrés à partir du tableau de bord ou de la page Explorer sous forme de fichier CSV.

Aperçu : 

La fonction Download CSV vous permet d’exporter les annonces de contrats dans un format tableur pour une utilisation hors ligne. Le fichier exporté inclut tous les résultats visibles correspondant à vos filtres ou requêtes de recherche actuels. C’est idéal pour les rapports, l’analyse interne ou le partage de données contractuelles avec les membres de l’équipe. 

Comment ça fonctionne : 

1. Depuis votre tableau de bord ou votre page Explorer, effectuez une recherche ou appliquez des filtres (par exemple, emplacement, date de clôture ou statut). 

2. Une fois les résultats chargés, cliquez sur le bouton Télécharger CSV situé en haut à droite de la section résultats. 

3. Le système générera un fichier CSV contenant les listes de contrats actuellement affichées à l’écran. 

4. Votre navigateur commencera automatiquement le téléchargement dès que le fichier sera prêt. 

Données incluses dans l’exportation : 

Chaque ligne du fichier CSV contient typiquement les champs suivants - 

• Titre du contrat 

• Type de contrat (RFP, RFI, contrat attribué, etc.) 

• Description ou résumé 

• Date d’attribution et date de fin 

• Valeur du contrat 

• Emplacement ou province 

• Statut du contrat 

• Source ou ID de fiche 

Notes : 

• Seuls les résultats visibles dans vos filtres actuels et votre requête de recherche sont inclus. 

• Le fichier est exporté au format à virgules séparées (.csv) et peut être ouvert dans Excel, Google Sheets ou n’importe quel éditeur de tableur. 

• Les ensembles de résultats plus volumineux peuvent prendre plusieurs secondes à traiter avant que le téléchargement ne commence. 

Conseils : 

• Appliquez des filtres spécifiques avant d’exporter pour réduire la taille du fichier et concentrez-vous sur les contrats pertinents. 

• Utilisez des formats de dates et des colonnes de monnaie cohérents lors de l’importation dans d’autres logiciels. 

• Renomme et organise tes fichiers exportés pour suivre différentes recherches ou périodes de rapport. 

Dépannage : 

• Aucun fichier téléchargé : Assurez-vous que les fenêtres contextuelles ou téléchargements sont autorisés dans votre navigateur. 

• Données incorrectes ou manquantes : Confirmez que vos filtres étaient actifs au moment de l’exportation. 

• Le fichier ne s’ouvre pas : Ouvrez avec un programme compatible (par exemple, Excel, Google Sheets ou Numbers) et sélectionnez l’importation séparée par des virgules si demandé.

Visualisation et interaction avec la carte

Apprenez à explorer visuellement les données contractuelles en direct grâce à la carte interactive, incluant les marqueurs, les filtres et les détails du contrat.

Aperçu : 

La vue cartographique offre un moyen visuel d’explorer l’activité contractuelle à travers le Canada. Chaque marqueur représente un ou plusieurs contrats liés à une région ou une ville. Cliquer sur un marqueur révèle des informations détaillées, incluant la valeur, la date d’attribution et l’emplacement. Cette perspective est idéale pour identifier les opportunités régionales d’un coup d’œil. 

Comment accéder à la carte : 

1. Depuis votre tableau de bord, cliquez sur Vue carte au-dessus de la liste des résultats de recherche. 

2. La carte se chargera automatiquement avec les contrats disponibles pour consultation. 

Utiliser la carte : 

• Contrôles de zoom : Utilisez les boutons + et − pour zoomer en avant et en arrière. Vous pouvez aussi utiliser la molette de la souris pour zoomer ou dézoomer. 

• Marqueurs : Chaque marqueur représente les contrats actifs ou attribués dans cette zone. Passez la souris ou cliquez pour développer les détails. 

• Panneau de contrats : Le panneau de droite affiche tous les contrats actuellement visibles dans la vue de la carte. 

• Bouton Créer : Cliquez sur Créer + dans n’importe quelle fenêtre contextuelle de contrat pour commencer à générer des documents assistés par l’IA, tels que des propositions ou des déclarations de capacités, directement à partir des données de ce contrat. 

Affichage des détails du contrat : 

Cliquer sur un marqueur ouvre une vue détaillée contenant - 

• ID de référence : L’identifiant unique du contrat. 

• Description : Un bref résumé du contrat ou du service. 

• Date d’attribution / Date de fin : Durée du contrat ou période de fin prévue. 

• Statut : Indique si le contrat est ouvert aux offres, attribué ou fermé. 

• Valeur et emplacement : Affiche le montant total du contrat ainsi que la province ou la ville associée. 

Conseils : 

• Utilisez Zoom pour cibler des régions denses avec plusieurs contrats qui se chevauchent. 

Dépannage : 

• Carte qui ne charge pas : Attendez que la couche de données initialise ou rafraîchisse la page. 

• Réponse lente : Les recherches complexes peuvent prendre plus de temps pour afficher tous les marqueurs sur la carte. 

• Aucun contrat affiché : Cliquez sur une zone sur la carte pour commencer à charger les contrats pour cette région spécifique.

Générer des documents à l’aide de l’IA dans le tableau de bord

Apprenez à générer des propositions, des déclarations de capacités et d’autres documents professionnels directement à partir d’une liste de contrat.

Aperçu : 

La fonction de création de documents vous permet de générer automatiquement des documents d’affaires de haute qualité à l’aide d’outils d’IA intégrés. Chaque document est adapté au contrat sélectionné, en s’appuyant sur des détails tels que le type de contrat, la valeur et l’emplacement. Cela permet d’économiser du temps et d’assurer la cohérence dans la mise en page et le ton. 

Comment créer un document : 

  1. À partir de votre tableau de bord ou vue carte, trouvez un contrat sur lequel vous souhaitez baser votre document. 

  2. Cliquez sur le bouton Créer + pour ouvrir le menu de type de document. 

• Si vous êtes dans la vue carte et qu’un contrat est sélectionné, cliquez sur le bouton Créer +.

• Si vous êtes en vue liste et que vous voyez le contrat pour lequel vous voulez un document, cliquez alors sur le menu Options (trois points verticaux)

  3. Sélectionnez l’une des options d’IA disponibles : 

• Projet de proposition (IA) : Génère une proposition détaillée alignée sur les exigences du contrat. 

• Déclaration de capacité (IA) : Résume les qualifications, l’expérience et les forces clés de votre organisation. 

• Matrice de conformité (IA) : Décrit les exigences relatives aux livrables pour l’audit ou la conformité aux soumissions. 

• Analyse SWOT (IA) : Évalue les forces, faiblesses, opportunités et menaces liées à l’appel d’offres. 

•  Diaporama (IA) : Crée un résumé prêt à présenter de l’opportunité et de la réponse de votre organisation.

  4. Une fois sélectionné, le système commence à générer votre document. Un message de progression comme « Yodo réfléchit... veuillez attendre 25–35 secondes » indique que l’IA prépare du contenu. 

 5. Lorsque la génération est terminée, cliquez sur Télécharger le document pour exporter le fichier fini. 

À propos du processus de génération de l’IA : 

Les documents sont produits par un modèle contextuel qui analyse les données contractuelles, les champs de description et les métadonnées afin de produire un contenu structuré et de qualité professionnelle. Chaque document généré est unique au contrat sélectionné. 

Conseils : 

• Assurez-vous d’avoir sélectionné un contrat à partir de la vue carte avant de cliquer sur Créer +. 

• Prévoyez jusqu’à 35 secondes pour la génération selon la complexité du document. 

• Après le téléchargement, examinez le fichier et faites les ajustements spécifiques à chaque entreprise avant de le soumettre. 

• Utilisez les propositions générées comme modèles de départ pour l’édition interne et le branding. 

Dépannage : 

• Aucun document généré : rafraîchir la page et réessayer, en s’assurant qu’un contrat valide est sélectionné. 

• Bouton de téléchargement manquant : Attendez que le processus de génération soit complètement terminé avant de rafraîchir. 

• Problèmes de mise en forme : Ouvrez le document dans votre éditeur préféré (par exemple, Word ou Google Docs) et ajustez la mise en page au besoin.

Génération de documents avec téléversement par IA

Apprenez à téléverser un fichier, à choisir des sections optionnelles et à générer des documents alimentés par l’IA à partir du panneau Yodo.

Aperçu : 

L’atelier de réponse aux propositions vous permet de générer des documents de proposition structurés à l’aide de Yodo, votre assistant au développement des affaires. Vous pouvez sélectionner un cadre de réponse, choisir quels documents inclure, télécharger des fichiers de soutien et générer un dossier de proposition complet. Les documents générés apparaissent au bas de l’atelier et peuvent être téléchargés individuellement ou en bundle. 

Comment générer un document : 

1. Dans l’atelier de réponse aux propositions, choisissez le cadre avec lequel vous souhaitez travailler, comme la décision Go / Non-Go, la Déclaration de réponse au travail, ou l’Énoncé des exigences et la demande de devis. 

2. Choisissez les documents que vous souhaitez inclure dans votre dossier de proposition. Les documents requis sont présélectionnés, tandis que des sections optionnelles peuvent être ajoutées à l’aide des cases à cocher. 

3. Cliquez sur Continuer pour passer à l’étape de saisie du document. 

4. Dans la boîte de texte Contexte supplémentaire ou Exigences, entrez toutes les instructions, contraintes ou directives spécifiques que vous souhaitez que Yodo suive. 

5. Téléversez tous les fichiers de soutien en cliquant sur Cliquez pour naviguer ou en glissant-déposant les fichiers dans la zone de téléversement. Les formats pris en charge incluent PDF, Word et Excel. 

6. Sélectionnez Générer une proposition pour commencer le processus. 

Processus de génération de documents : 

Une fois la génération commencée, Yodo confirmera vos choix et commencera à compiler votre dossier de proposition. 

• Chaque document prend environ 2 à 3 minutes à générer. 

• Si plusieurs documents sont sélectionnés, le temps total de génération s’ajustera en conséquence. 

• Mises à jour de progression comme « Téléchargement du fichier... » et « Compiler votre dossier de proposition » apparaîtra à chaque étape. 

Lorsque la génération est terminée, les documents complétés apparaîtront dans la section Documents générés avec un statut Prêt. 

Résultats générés et téléchargements : 

• Chaque document généré peut être examiné individuellement. 

• Utilisez Download All (.zip) pour télécharger tous les documents dans un seul fichier compressé. 

• Vous pouvez aussi réviser des documents en utilisant Réviser des documents ou passer au cadre suivant avec le Cadre suivant. 

• Tous les documents générés sont sauvegardés automatiquement et peuvent être consultés plus tard via les Sessions passées. 

Actions optionnelles : 

• Réviser tout : Régénère les documents sélectionnés en utilisant un contexte ou des instructions mises à jour. 

• Sessions passées : Permet de revenir aux ateliers et téléchargements de propositions déjà générés. 

• Télécharger tout (.zip) : Exporte le paquet complet de la proposition pour examen ou soumission hors ligne. 

Dépannage : 

• Le téléversement ne fonctionne pas : Assurez-vous que les fichiers respectent la limite de taille autorisée et les formats pris en charge. 

• La génération prend plus de temps que prévu : Plusieurs documents sélectionnés augmentent le temps total de traitement. 

• Documents qui n’apparaissent pas : Attendez quelques instants, puis faites défiler jusqu’à la section Documents générés. 

• Sortie incomplète : Utilisez Réviser des documents pour régénérer avec des instructions plus claires. 

Conseils : 

• Fournir des instructions claires et précises dans le champ de contexte pour améliorer la précision des résultats. 

• Téléversez des documents pertinents tels que des énoncés de travail ou des exigences lorsque disponibles. 

• Laissez le processus de génération complet se terminer avant de vous éloigner de la page. 

• Examinez tout le contenu généré par l’IA avant la soumission afin d’assurer l’exactitude et la conformité.